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I TUOI PROCESSI HR

Docutique si integra in maniera nativa tramite API con l’anagrafica Soggetto, l’anagrafica Azienda/Ente, l’anagrafica Rapporto di Lavoro. L’integrazione è sincrona: vengono letti i dati presenti in quel momento che quindi possono essere aggiornati fino a pochi secondi prima della produzione del contratto o della lettera. Ogni volta che viene prodotto un contratto o una lettera, i dati vengono letti nuovamente e poi cancellati alla fine del processo. Nessuna informazione riservata viene immagazzinata nella piattaforma.

I documenti vengono generati a partire da template che sono online e quindi sono sempre presenti nell’ultima versione approvata. Ogni qualvolta l’azienda, tramite i propri consulenti legali, decide di introdurre una modifica, la nuova versione una volta approvata viene salvata online e sarà disponibile immediatamente. Per chi crea i contratti e le lettere non è più necessario essere aggiornati sulle evoluzioni normative, perché questo sarà compito del supporto legale che approva e mette in linea le nuove versioni.

L’innovazione proposta da Docutique è una piattaforma utilizzata in ambito bancario e assicurativo che, in tutta sicurezza, permette di beneficiare contemporaneamente sia dei template disponibili online che della possibilità di modificarli in modo semplice e intuitivo, in modo da produrre un documento che sia rispondente al caso che stiamo affrontando.

La soluzione Docutique tiene traccia dei contratti e delle lettere fino alla conclusione della firma elettronica da parte di tutti gli interessati. A questo punto i documenti vengono inviati ad un sistema di archiviazione e quindi di conservazione. Docutique è già integrata con il sistema di archiviazione del gestionale HR ma può facilmente inviare i documenti verso qualsiasi sistema di gestione documentale e di conservazione digitale in possesso del cliente.

Normalmente la procedura di assunzione prevede oltre al contratto diversi allegati che il dipendente deve firmare, come la Privacy o i documenti richiesti dal Decreto Trasparenza. Alcuni di questi documenti devono essere compilati dal dipendente stesso, come la destinazione del TFR, le coordinate bancarie, il modulo detassazione, etc. La soluzione Docutique permette di gestire le cosiddette “pratiche”, cioè insieme ai documenti che condividono lo stesso processo di firma. In questo modo tutti i documenti che devono essere firmati sia dell’azienda che dal dipendente in fase di assunzione o di cambiamento organizzativo, oppure i documenti che il dipendente deve compilare in fase di assunzione o in qualsiasi momento successivo della sua vita aziendale, viaggiano in un unico processo e in questo modo l’ufficio risorse umane alla garanzia che una volta che la pratica è compilata, tutti i documenti contenuti al proprio interno sono stati firmati da tutti gli interessati.