Docutique si integra in maniera nativa tramite API con l’anagrafica Soggetto, l’anagrafica Azienda/Ente, l’anagrafica Rapporto di Lavoro. L’integrazione è sincrona: vengono letti i dati presenti in quel momento che quindi possono essere aggiornati fino a pochi secondi prima della produzione del contratto o della lettera. Ogni volta che viene prodotto un contratto o una lettera, i dati vengono letti nuovamente e poi cancellati alla fine del processo. Nessuna informazione riservata viene immagazzinata nella piattaforma.

I documenti vengono generati a partire da template che sono online e quindi sono sempre presenti nell’ultima versione approvata. Ogni qualvolta l’azienda, tramite i propri consulenti legali, decide di introdurre una modifica, la nuova versione una volta approvata viene salvata online e sarà disponibile immediatamente. Per chi crea i contratti e le lettere non è più necessario essere aggiornati sulle evoluzioni normative, perché questo sarà compito del supporto legale che approva e mette in linea le nuove versioni.

L’innovazione proposta da Docutique è una piattaforma utilizzata in ambito bancario e assicurativo che, in tutta sicurezza, permette di beneficiare contemporaneamente sia dei template disponibili online che della possibilità di modificarli in modo semplice e intuitivo, in modo da produrre un documento che sia rispondente al caso che stiamo affrontando.

La soluzione Docutique tiene traccia dei contratti e delle lettere fino alla conclusione della firma elettronica da parte di tutti gli interessati. A questo punto i documenti vengono inviati ad un sistema di archiviazione e quindi di conservazione. Docutique è già integrata con il sistema di archiviazione del gestionale HR ma può facilmente inviare i documenti verso qualsiasi sistema di gestione documentale e di conservazione digitale in possesso del cliente.

Normalmente la procedura di assunzione prevede oltre al contratto diversi allegati che il dipendente deve firmare, come la Privacy o i documenti richiesti dal Decreto Trasparenza. Alcuni di questi documenti devono essere compilati dal dipendente stesso, come la destinazione del TFR, le coordinate bancarie, il modulo detassazione, etc. La soluzione Docutique permette di gestire le cosiddette “pratiche”, cioè insieme di documenti che condividono lo stesso processo di firma.
In questo modo tutti i documenti che devono essere firmati sia dall’azienda che dal dipendente in fase di assunzione o di cambiamento organizzativo, oppure i documenti che il dipendente deve compilare in fase di assunzione o in qualsiasi momento successivo della sua vita aziendale, viaggiano in un unico processo. L’ufficio Risorse Umane ha quindi la garanzia che una volta che la pratica è completata, tutti i documenti contenuti al proprio interno sono stati compilati e firmati da tutti gli interessati.

La personalizzazione dei documenti è uno dei punti forti della soluzione Docutique. I testi dei contratti e la loro struttura sono sempre forniti dal cliente assieme al proprio consulente del lavoro e al proprio avvocato. Solitamente si parte dai documenti che sono già in uso e che vengono analizzati e ristrutturati in modo da poterli tradurre efficacemente nei template di Docutique. In funzione della specificità di ogni documento o di ogni CCNL e della frequenza di aggiornamento degli stessi, si deciderà se realizzare più modelli diversi o un unico modello che attraverso le sue variabili andrà a soddisfare tutte le opzioni. In alcuni casi è preferibile realizzare più template anche per lo stesso CCNL, ad esempio uno per il contratto Blu Collar e uno per il contratto White Collar.

Assolutamente sì, la soluzione è adatta a tutti i tipi di azienda, di qualsiasi dimensione e settore industriale. L’unica valutazione da fare riguarda la convenienza economica: più sono i dipendenti, maggiore è il turn-over aziendale, più questi sono distribuiti in sedi periferiche, più frequenti sono gli aggiornamenti normativi e le policy aziendali e maggiore sarà il vantaggio dell’utilizzo della soluzione.

Nella normativa europea esistono tre tipi di Firme Elettroniche: Semplice, Avanzata e Qualificata. In linea generale è il cliente che deve scegliere il tipo di firma più adatta alle proprie esigenze, soppesando attentamente i rischi che potrebbe correre a fronte di un disconoscimento della firma stessa e i costi per implementare la soluzione. Tra i costi bisogna includere anche gli oneri interni dovuti alle procedure che alcuni tipi di firma elettronica particolarmente soggetti a vigilanza richiedono. I documenti delle Risorse Umane, soprattutto i contratti, hanno comunque delle specificità, per cui potrebbe essere rischioso per l’azienda stessa utilizzare certi tipi di firma, come ad esempio la Firma Elettronica Semplice. Attraverso la competenza normativa di Docutique sarà possibile scegliere il tipo di firma idonea in funzione delle proprie necessità e delle previsioni di legge.